Cet article donne des points pratiques et ne constitue pas un conseil juridique. En cas de doute, faites évaluer votre situation par un juriste.
Dites au client que vous enregistrez
Informez le client à l'avance que vous enregistrez et pourquoi : pour établir un devis correct. Faites-le de préférence de façon visible, pas seulement en petits caractères.
Consignez la finalité
N'enregistrez que pour une finalité claire, ici établir un résumé et un devis. N'utilisez pas l'enregistrement pour autre chose.
Ne conservez pas plus longtemps que nécessaire
L'audio contient plus que ce dont vous avez besoin. Il est judicieux de supprimer l'audio dès que le texte est rédigé, et le texte aussi après une durée fixe.
Choisissez soigneusement vos sous-traitants
La reconnaissance vocale et l'IA sont souvent des services de tiers. Passez des accords (un accord de sous-traitance) et vérifiez où se trouvent les données. Des serveurs dans l'UE simplifient les choses.
Organisez les droits du client
Un client peut demander quelles données vous détenez sur lui et demander leur suppression. Veillez à pouvoir le faire rapidement.
Voici comment Dealnote procède : avant d'enregistrer, vous cochez que le client est informé, l'audio est supprimé après la transcription, le texte de l'entretien disparaît automatiquement après 30 jours (gratuit) ou 180 jours (payant), le stockage se fait dans l'UE (Francfort) et vous pouvez télécharger ou supprimer les données.