Dit artikel geeft praktische punten en is geen juridisch advies. Laat je situatie bij twijfel beoordelen door een jurist.
Vertel de klant dat je opneemt
Laat de klant vooraf weten dat je het gesprek opneemt en waarom: om een correcte offerte te maken. Doe dat bij voorkeur zichtbaar, niet alleen in de kleine lettertjes.
Leg het doel vast
Neem alleen op voor een duidelijk doel, hier het maken van een samenvatting en offerte. Gebruik de opname niet voor iets anders.
Bewaar niet langer dan nodig
Audio bevat meer dan je nodig hebt. Het is verstandig om audio te verwijderen zodra de tekst is uitgewerkt, en ook de tekst na een vaste termijn.
Kies verwerkers met zorg
Spraak-naar-tekst en AI zijn vaak diensten van derden. Maak afspraken (een verwerkersovereenkomst) en kijk waar de data staat. Servers in de EU maken het eenvoudiger.
Regel de rechten van de klant
Een klant mag vragen welke gegevens je van hem hebt en om verwijdering. Zorg dat je dat snel kunt doen.
Zo doet Dealnote het: voor het opnemen vink je aan dat de klant op de hoogte is, audio wordt na het transcriberen verwijderd, de gesprekstekst verdwijnt automatisch na 30 dagen (gratis) of 180 dagen (betaald), opslag is in de EU (Frankfurt) en je kunt gegevens downloaden of verwijderen.