Dieser Artikel nennt praktische Punkte und ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Situation im Zweifel von einem Juristen beurteilen.
Sagen Sie dem Kunden, dass Sie aufnehmen
Lassen Sie den Kunden vorher wissen, dass Sie aufnehmen und warum: um ein korrektes Angebot zu erstellen. Tun Sie das möglichst sichtbar, nicht nur im Kleingedruckten.
Halten Sie den Zweck fest
Nehmen Sie nur für einen klaren Zweck auf, hier das Erstellen von Zusammenfassung und Angebot. Verwenden Sie die Aufnahme nicht für etwas anderes.
Bewahren Sie nicht länger auf als nötig
Audio enthält mehr, als Sie brauchen. Es ist sinnvoll, das Audio zu löschen, sobald der Text ausgearbeitet ist, und auch den Text nach einer festen Frist.
Wählen Sie Auftragsverarbeiter sorgfältig
Spracherkennung und KI sind oft Dienste Dritter. Treffen Sie Vereinbarungen (einen Auftragsverarbeitungsvertrag) und prüfen Sie, wo die Daten liegen. Server in der EU machen es einfacher.
Regeln Sie die Rechte des Kunden
Ein Kunde darf fragen, welche Daten Sie über ihn haben, und die Löschung verlangen. Sorgen Sie dafür, dass Sie das schnell können.
So macht es Dealnote: Vor der Aufnahme bestätigen Sie, dass der Kunde Bescheid weiß, das Audio wird nach der Transkription gelöscht, der Gesprächstext verschwindet automatisch nach 30 Tagen (kostenlos) oder 180 Tagen (bezahlt), die Speicherung erfolgt in der EU (Frankfurt) und Sie können Daten herunterladen oder löschen.