Een offerte kun je op drie manieren maken. Geen is altijd de beste; het hangt af van wat je ermee wilt.
Excel of Word
Sterk: gratis, vertrouwd, volledig naar eigen hand. Zwak: alles handwerk, geen nummering, geen overzicht, geen koppeling met factuur of CRM. Past bij: een paar offertes per maand.
Het offertemodule van een boekhoudpakket
Sterk: offerte en factuur in één systeem, de boekhouding loopt direct mee. Zwak: het pakket is bedacht voor administratie, niet voor het verkoopgesprek. Offertes maken blijft vaak handmatig en je werkt achter je bureau. Past bij: bedrijven met vaste, eenvoudige offertes en één plek voor alles.
Een offerteprogramma
Sterk: gemaakt voor het offerteproces: producten, regels, versturen, laten tekenen, opvolgen. Vaak sneller en met meer overzicht. Zwak: een extra pakket naast je boekhouding, dus een koppeling is belangrijk. Past bij: wie veel of complexe offertes maakt en tijd wil winnen.
Een handige vuistregel
- Minder dan vijf offertes per maand en vaste prijzen: Excel of je boekhoudpakket.
- Meer offertes, wisselende regels, meerdere verkopers of werken op locatie: een offerteprogramma.
- Altijd: kies iets waar je producten kunt importeren en dat doorzet naar je factuur of boekhouding.
Dealnote is een offerteprogramma dat het gesprek vastlegt, de regels maakt, de klant laat tekenen en doorzet naar een factuur. Het koppelt met onder meer Moneybird. Bekijk de documentatie.