Van verkoopgesprek naar offerte

Offertes blijven zelden liggen omdat de klant nee zegt. Vaker is het uitwerken te traag, ontbreekt een volgende stap of is niet duidelijk wat er precies in zit.

Een goed proces lost dat op: snel versturen, helder opschrijven en actief opvolgen. De rest van deze gids loopt die stappen langs.

Weet vooraf wie je spreekt, wat er eerder is besproken en welke producten kunnen passen. Neem je catalogus mee, of zorg dat je hem op je telefoon hebt.

• Zoek eerdere contacten op.
• Bedenk vragen over maten, planning en budget.
• Controleer of je mag opnemen en vertel dat aan de klant.

Kijk naar de klant, niet naar je notitieblok. Laat de opname draaien en noem bij belangrijke gegevens de waarde hardop: "Dus 12 panelen, op het pannendak aan de achterkant."

Maak foto's van wat relevant is. Eén foto bespaart vaak een tweede bezoek.

Zet het gesprek om in vier dingen: wensen, feiten, bezwaren en afspraken. Daarna volgen de regels:

1. Kies de artikelen uit je eigen catalogus.
2. Laat aantallen waar mogelijk uit rekenregels komen.
3. Controleer prijzen, korting en btw.

De AI luistert en stelt voor. Jij controleert. Bedragen komen uit je catalogus en formules.

Begin met een korte samenvatting van wat je hebt gehoord. Dan de specificatie, het totaal, de geldigheid, de betaalafspraken en de volgende stap.

Gebruik de taal van de klant: letterlijk en in zijn woorden. En ook de taal in letterlijke zin: een Duitse klant krijgt een Duitse offerte.

Verstuur de offerte zo snel mogelijk, liefst dezelfde dag. Gebruik een link waarmee de klant online kan bekijken en tekenen.

Afspraak met jezelf: noem altijd de volgende stap ("Ik bel donderdag") en voer die uit. Kijk of de offerte is geopend en pas je opvolging daarop aan.

Na akkoord maak je een factuur uit de offerte, met een eigen doorlopend nummer. Houd de status bij: open, betaald of geannuleerd. Een betalingsherinnering hoort erbij.

Verwijder nooit een factuur, annuleer hem.

Kijk maandelijks naar drie dingen: hoe lang duurt het van gesprek tot offerte, hoeveel offertes worden akkoord, en welke blijven liggen.

Vergelijk verkopers onderling en leer van wie het goed doet. Pas rekenregels en standaardteksten aan op wat je ziet.