Een offerte voor een diner, bruiloft of bedrijfsevent heeft vaak veel variabelen: aantal gasten, menu, tijden, locatie en extra's. Dat vraagt om een opbouw die meebeweegt.
Wat vaststaat en wat variabel is
- Vast: locatie, datum, tijden, basispakket.
- Variabel: aantal gasten, dranken, extra's, personeel.
Zet dat uit elkaar. Geef een prijs per persoon voor het variabele deel, met een minimum of een bandbreedte.
Opbouw van de offerte
- Samenvatting van de wens. Soort event, sfeer, datum en aantal gasten.
- Het aanbod. Menu of arrangement, per onderdeel omschreven.
- Aantal en prijs per persoon, met totaal en een bandbreedte.
- Extra's. Bijvoorbeeld drankenpakket, decoratie, muziek en personeel.
- Voorwaarden. Betaalschema, annuleringsregels, uiterlijke datum voor definitieve aantallen.
- Volgende stap. Bijvoorbeeld een proeverij of een datum om de aantallen vast te leggen.
Veelvoorkomende misverstanden
- Het aantal gasten verandert. Leg vast tot wanneer het aantal nog mag wijzigen en wat dat doet met de prijs.
- Wat is inbegrepen? Denk aan service, opbouw, afbouw en afval.
- Dieetwensen. Noteer ze in het gesprek, zodat je ze niet vergeet.
Vlot reageren
Horecaklanten vergelijken vaak meerdere aanbieders. Wie als eerste een duidelijk voorstel stuurt, heeft een voorsprong.
Neem het gesprek op, laat Dealnote de wensen samenvatten en stuur direct een voorstel met een klantlink. Zie Dealnote voor verkopers.