Een offerte maken in Word kan prima, zolang je het slim aanpakt.
Zo zet je het op
- Maak één sjabloon. Zet je logo, gegevens en voettekst erin, en bewaar het als sjabloon (.dotx) in plaats van als gewoon document.
- Gebruik een tabel voor de regels. Kolommen voor omschrijving, aantal, prijs en totaal houden het overzichtelijk.
- Zet vaste teksten klaar. Betaaltermijn, geldigheid en voorwaarden type je niet elke keer opnieuw.
- Sla op als pdf voordat je verstuurt, zodat niemand per ongeluk iets aanpast.
- Geef elke offerte een uniek nummer en houd een lijstje bij.
Waar het misgaat
- Rekenfouten. Word rekent niet mee. Typ je een totaal verkeerd, dan staat het fout op papier.
- Oude gegevens. Je kopieert een oude offerte en een naam of prijs blijft staan.
- Versies. Je past aan na overleg en weet later niet meer welke versie de klant heeft.
- Geen overzicht. Wie heeft gereageerd, en wanneer volg je op?
- Dubbel werk. Voor de factuur begin je weer van voren af aan.
Wanneer overstappen
Zodra je meer dan een paar offertes per week maakt, of meer mensen offertes maken, loont een tool die rekent, nummert en onthoudt wat je verstuurd hebt.
Heb je al een Word-offerte? Neem de prijzen over in je productlijst en laat Dealnote de rest doen. Meer in de gids.