Veel bedrijven beginnen met een offerte in Excel. Dat is logisch: je kent het, het kost niets extra en je kunt formules gebruiken. Voor een paar offertes per maand werkt het goed. Wanneer gaat het wringen?
Wat goed werkt in Excel
- Je rekent met formules: aantal keer prijs, korting, btw.
- Je hebt een eigen prijslijst op een tabblad.
- Je kunt een nette opmaak maken en een pdf opslaan.
De signalen dat het niet meer genoeg is
- Je kopieert oude offertes en vergeet iets aan te passen, zoals een naam of een prijs.
- Offertenummers lopen door elkaar, omdat je ze met de hand bijhoudt.
- Meerdere mensen werken in losse bestanden. Niemand weet welke versie de goede is.
- Je weet niet wat er met een offerte is gebeurd. Is hij geopend? Is er akkoord?
- Je typt na akkoord alles opnieuw in voor de factuur.
- Je werkt de offerte pas uit na het gesprek, vaak 's avonds.
Wat je verder kunt doen
Je kunt Excel nog slimmer gebruiken (tabellen, keuzelijsten, een vast sjabloon), maar de kern blijft handwerk. Een offertetool neemt dat werk over: producten onthouden, nummeren, versturen, laten tekenen en doorzetten naar de factuur.
Beide combineren
Je hoeft niet alles weg te gooien. Je prijslijst kun je uit Excel importeren, en offertes kun je weer als Excel of csv exporteren voor je eigen rapportage.
Dealnote importeert je productlijst uit Excel of csv en biedt een feed voor Excel en Google Sheets. Lees hoe het werkt.