Viele Betriebe beginnen mit einem Angebot in Excel. Das ist logisch: Man kennt es, es kostet nichts extra, und man kann Formeln nutzen. Für ein paar Angebote im Monat funktioniert das gut. Wann wird es eng?
Was in Excel gut funktioniert
- Sie rechnen mit Formeln: Menge mal Preis, Rabatt, Umsatzsteuer.
- Sie führen eine eigene Preisliste auf einem Tabellenblatt.
- Sie können ein sauberes Layout gestalten und ein PDF speichern.
Anzeichen, dass es nicht mehr reicht
- Sie kopieren alte Angebote und vergessen, etwas anzupassen, etwa einen Namen oder einen Preis.
- Angebotsnummern geraten durcheinander, weil Sie sie von Hand führen.
- Mehrere Personen arbeiten in getrennten Dateien. Niemand weiß, welche Version stimmt.
- Sie wissen nicht, was mit einem Angebot passiert ist. Wurde es geöffnet? Gibt es eine Freigabe?
- Nach der Freigabe tippen Sie alles neu ab für die Rechnung.
- Sie arbeiten das Angebot erst nach dem Gespräch aus, oft abends.
Was Sie sonst tun können
Sie können Excel geschickter nutzen (Tabellen, Auswahllisten, eine feste Vorlage), aber der Kern bleibt Handarbeit. Eine Angebotssoftware nimmt Ihnen das ab: Sie merkt sich Produkte, nummeriert, versendet, lässt unterschreiben und führt bis zur Rechnung weiter.
Beides kombinieren
Sie müssen nicht alles wegwerfen. Ihre Preisliste können Sie aus Excel importieren, und Angebote lassen sich für Ihre eigene Auswertung wieder als Excel oder CSV exportieren.
Dealnote importiert Ihre Produktliste aus Excel oder CSV und bietet einen Feed für Excel und Google Sheets. So funktioniert es.